A mí el término “productividad” siempre me ha sonado un poco hueco de sentido.
No sé porqué la palabreja en cuestión me hace pensar en una fábrica de producción en cadena en la que lo primordial es eso, producir mientras más mejor. Y, como ya he dicho un montón de veces, yo tengo muy poco interés en ser reconocida como la persona que más cosas hace al cabo del día.
Quizás sea una cuestión de matices o de manías.
Pero me gusta mucho más pensar en mi día a día como “eficaz” o “eficiente”, ya que implica inteligencia para seleccionar en qué enfocarte que sea verdaderamente relevante en lugar de hacer un montón de cosas “a bulto”. Y eso es lo que realmente significa “Gestión de Negocio”.
Sea como sea y lo llamemos usando uno u otros términos, he recopilado una lista de 22 ideas que pueden marcar una gran diferencia en el día a día de tu negocio y cambiar su rumbo por completo.
Porque lo que está claro es que estar ocupado todo el día no es lo mismo (ni de lejos) que ser eficaz en tu trabajo ¿opinas como yo?
Te propongo tomarte este listado como más me gusta hacerlo a mí… elige un para de tips y proponte llevarlos a cabo durante esta semana. ¿Y la semana que viene? pues otros dos, hasta que completes la lista 😉
¿Vamos allá?
1.- Celebra los éxitos y metas conseguidas (o pequeños hitos). No subestimes el poder “energizante” de parar, echar la vista atrás y ser consciente de que has alcanzado un objetivo. ¡Hazlo!
2.- Proponte mejorar cada día un 1% en algo de lo que hagas habitualmente. Parece poca cosa, pero la realidad es que la gran mayoría de los grandes planes fracasan porque de golpe pretendemos convertirnos en un alguien que no somos y que supone un esfuerzo titánico. Prueba con el pasito a pasito del 1% y pasados unos meses me cuentas.
3.- Recopila todas tus notas, tareas pendientes, recados por hacer, etc. en un único lugar. Yo me inclino por utilizar herramientas digitales para mantener el archivo de mis to’dos, y Asana es mi preferida.
4.- Pero mantén una lista muy corta con las 3 tareas que harás mañana sí o sí. Y para esto te vale cualquier soporte, un post-it, una pizarra, un workbook específico para tareas diarias, o, si quieres ir más allá, un planner de negocio.
5.- Mantén tu espacio de trabajo limpio y recogido. El caos físico y digital minan tus energías.
6.- Usa plantillas para todo, te harán ahorrar mucho tiempo. Cualquier tarea que vayas a repetir al menos una vez más se convierte en la candidata perfecta para generar una plantilla: responder determinados emails, editar imágenes para tus posts, revisar tus gastos mensuales, repasar un post antes de publicarlo…
Si lo piensas hay cientos de tareas que haces una y otra vez siguiendo los mismos pasos ¿verdad? Pues crea una plantilla con esos pasos y te será más sencillo seguirlos, no olvidar nada y delegar la tarea en caso de que estés en ese punto.
7.- Chequea tu email sólo 2 veces al día. Y para evitar más tentaciones ¡mantén tu gestor de correo cerrado el resto de la jornada!
No sé si eres consciente del tiempo que te hace perder el correo electrónico ¿lo eres? ¿has probado a sumar todos esos minutos que se te van al entrar al email varias veces, revisar por encima qué ha llegado, borrar correos absurdos, leer un email una vez y no hacer nada para luego volver a leerlo otra vez, y otra….?
Limita el tiempo que pasas en tu gestor de emails y eliminarás estrés ahorrando un montón de horas a la semana.
8.- Desglosa cada proyecto en tareas y fechas a cumplir. Y por “proyecto” puedes pensar en cualquier tarea algo más compleja, que se componga de varias sub-tareas y que sea importante para ti y tu negocio: escribir un post épico, de esos que te ocuparán bastante tiempo para documentarte o crear un descargable; preparar un ebook; redactar una página de venta; mejorar (por fin) el “Sobre mí” de tu web; preparar una charla; crear un nuevo curso o producto digital…
9.- Agiliza la toma de decisiones. Perdemos mucho tiempo y energía por las indecisiones. Darle vueltas a la cabeza durante días con la misma duda te provoca un estrés innecesario y, además, hace que no seas capaz de enfocarte en las tareas importantes.
Incluye en tu calendario semanal un tiempo específico para pensar de forma estratégica en tu negocio, aprende a analizar las posibles alternativas basándote en datos y ¡decide!
Simplemente decide. A veces no sabemos si acertaremos o no, pero el hecho de tomar una decisión, elegir un camino y empezar a avanzar es ya un punto ganador que te dará una ventaja de días sobre ese otro tú que se lo estará pensando un par de semanas más.
10.-Utiliza los atajos que te brinda la tecnología que usas a diario. Guarda las páginas que más visitas en los “Favoritos” de tu navegador, usa plugins para duplicar contenido y evitarte repetir la misma estructura de página una y otra vez, sincroniza todos tus archivos en la nube, automatiza las copias de seguridad de tu ordenador para no tener que hacerlo de forma manual…
Hay mil atajos técnicos que te facilitan tu vida emprendedora, úsalos y sácales el máximo partido.
11.- Haz descansos periódicos durante tu jornada de trabajo. Y pon una alarma que te recuerde que debes parar y tomarte un break.
Si no lo has probado nunca te recomiendo usar la técnica Pomodoro, en mi caso la adapto a mis ritmos y uso intervalos de 45 minutos de trabajo + 8 minutos de descanso.
12.- Haz una breve guía de estilo de tu negocio. Y puede ser tan breve y simple como una nota de Evernote o un sub-apartado en tu Manual de Negocio.
Recopila ahí datos de estilo como el tipo de letra que usas para los títulos y para los párrafos, los códigos de los colores corporativos de tu proyecto, tu logotipo en las distintas versiones que hayas creado, tu bio y foto, iconos de uso frecuente en tus posts, páginas o rrss…
Esta guía de estilo te será muy útil para no andar buscando el mismo dato una y otra vez por infinidad de carpetas.
13.- Lleva un control de tu tiempo de trabajo. Y para esto nada mejor que usar un timer online como Toggl, una herramienta gratuita que te ayudará a entender en qué se te va más tiempo a diario.
Este primer paso de medir tu tiempo es fundamental para calcular la rentabilidad de tu negocio y de tus productos o servicios. Porque no es lo mismo un proyecto que genere 10.000 euros de beneficios trabajando en él 50 horas a la semana, que un proyecto que genere 10.000 euros de beneficios trabajando en él 15 horas a la semana… ¿a que no?
14.- Utiliza una extensión que controle por dónde andas. Si pese a llevar un registro de tu jornada de trabajo sabes que te despistas con demasiada frecuencia en internet, usa una extensión para el navegador que te reporte un resumen del tiempo dedicado a según qué páginas.
Quizás no sea la solución a tu problema, pero si se te cae la cara de vergüenza al ver tu tiempo semanal perdido puede ser un buen punto de partida.
Yo he usado Rescue Time, es sencilla y efectiva.
15⎬ Planifica, planifica, planifica… Mantén una planificación para los próximos 3 meses de tu proyecto. Este hábito hará que seas mucho más eficiente, que tengas menos estrés, que tu negocio sea más coherente al estar alineadas todas tus acciones, e incluso que tus ingresos despeguen.
¿No me crees? Prueba a planificar (y seguir el plan, claro) los próximos 3 meses para: Calendario Comercial, Presupuesto Trimestral y Calendario Editorial.
16.- Trabaja en bloques de tiempo. Diseña tu calendario semanal estructurándolo en bloques de tiempo según las categorías de las tareas que realizas. Y sobre todo, reparte tu tiempo según la importancia estratégica de esas tareas. Porque si te dejas llevar por el volumen de trabajo pendiente seguramente pases el día solucionando urgencias y posponiendo tus objetivos indefinidamente.
17.- No. Así de simple.
Marca tus objetivos trimestrales y di “NO” a todo lo que no esté alineado con esos objetivos.
[Ok, no vamos a ser radicales…. las tareas no prioritarias pero que deban realizarse las puedes delegar, automatizar o subcontratar
18.- Agiliza. No pierdas tiempo por no saber sacar el máximo rendimiento a tus herramientas de uso diario.
Aprende 3 ó 4 atajos de teclado de tu ordenador y, en caso de que escribas a dos dedos, al menos entrénate para tener una buena velocidad tecleando.
19.- Evita las interrupciones en la medida de lo posible. Si cuando trabajábamos por cuenta ajena no se nos ocurría ponernos a charlar con los amigos a mitad de la mañana, dedicar una hora a comprar ropa online o leer el interesantísimo feed de Facebook toda la tarde ¡¡¡¿por qué lo haces ahora que el negocio es tuyo?!!!
Así que toma medidas: durante tu jornada laboral pon el móvil en modo avión, siéntate a trabajar en una habitación habilitada para ello y alejada de distracciones, y mantén cerrada cualquier pestaña del navegador que no sea necesaria para tu trabajo.
[Si tú también eres de los que tienen cien pestañas abiertas a la vez prueba la extensión One Tab para Chrome y Firefox.
20.- Centra tu energía en lo verdaderamente importante. Te propongo hacer este ejercicio
1.- Coge papel y lápiz.
2.- Anota los 2-3 objetivos importantes que te gustaría ver cumplidos dentro de un par de años.
3.- Ahora en otro papel anota las 4 ó 5 tareas que haces a diario y que más tiempo te ocupan en el día a día (evita cosas como “dormir” o “comer”)
4.- Compara una y otra hoja y reflexiona ¿algo de la hoja número 2 es una acción pensada estratégicamente para conseguir algo de la hoja número 1?
21.- Delega, haz equipo o subcontrata. Asume que no puedes hacerlo todo tú o, en caso contrario, cometerás más fallos de lo deseable, no todas las tareas se completarán con un estilo profesional (porque no puedes ser una estrella en todo, créeme) o tardarás varios años en llegar a la meta que podrías haber conseguido mucho antes en equipo.
Si tu miedo a encargar tus tareas a otra persona es porque no las vaya a realizar como a ti te gusta, detalla el proceso que sigues y crea una hoja de trabajo que entregarás a la persona que se encargará de esa tarea.
21⎬ Delega, haz equipo o subcontrata. Asume que no puedes hacerlo todo tú o, en caso contrario, cometerás más fallos de lo deseable, no todas las tareas se completarán con un estilo profesional (porque no puedes ser una estrella en todo, créeme) o tardarás varios años en llegar a la meta que podrías haber conseguido mucho antes en equipo.
Si tu miedo a encargar tus tareas a otra persona es porque no las vaya a realizar como a ti te gusta, detalla el proceso que sigues y crea una hoja de trabajo que entregarás a la persona que se encargará de esa tarea.
22.- Mantén tu archivo digital organizado. Pocas tareas pueden hacerte perder tanto tiempo diario como buscar documentos archivados quién sabe dónde en tu ordenador. ¿Te suele pasar?
La solución es tan simple como crear una estructura de carpetas lógica, preferiblemente hazlo en cualquier aplicación en la nube y así las tendrás sincronizadas en todos tus dispositivos (yo uso Google Drive), y usa una nomenclatura que estandarices para nombrar todos tus documentos. Así te serán más sencillos de encontrar que con el nombre “img_764759_2017_09”
Y ahora, elige.
Nada cambiará si tú no apuestas por ello. Nada marcará la diferencia si tú no mueves ficha.
Así que escoge al menos 1 de los tips que acabas de leer y simplemente ¡ponlo en práctica! Cuéntame en los comentarios por dónde vas a empezar, ok?