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El uso de listas de tareas es el más común para conseguir ser más productivos. Nos evitará el estress y nos convertirá en personas más ordenadas y eficientes. ¿Pero sabemos usarlas con criterio? Aquí os dejo algunos tips de como deberían usarse correctamente las listas de tareas.
Debes realizar dos listas: una para las “tareas pendientes” y otra para las “tareas de hoy”.
- Tareas pendientes: iremos añadiendo todas las tareas y temas pendientes que nos vayan apareciendo. Absolutamente todas. Por ejemplo: ordenar armarios, rediseñar formularios de contacto, llevar al perro al veterinario, pintar el garaje… TODO. Es importante acostumbrarse a apuntarlo todo al momento, y tener la lista a mano. Progresivamente deberías ir vaciando esta lista. No es urgente ni prioritaria, pero proponte una o dos tareas de ellas a la semana.
- Tareas de hoy: es la lista que elaboras con las tareas que debes realizar ese día. Tu misión es vaciar la lista y debes cumplirla a raja tabla. Se honesto con tus posibilidades y tu tiempo. Empieza con pocas tareas si no estás acostumbrado a hacerte un planning. Pero es importante que a lo largo de tu jornada termines con la lista en blanco y todo finiquitado.
- Extra. Tareas diarias habituales: son las tareas que realizas diariamente. Las haces por costumbre u obligación pero estás tan acosumbrado a hacerlas que no hace falta apuntarlas ni que nadie te las recuerde. Cosas como hacer la compra, sacar al perro, ir al gimnasio o repasar las estadísticas de tu web.
La idea es que cada día te elabores tu lista de “tareas de hoy”. Podrás hacerlo a primera hora del día o a última para preparar el día siguiente. Yo te aconsejo hacerlo a primera hora, así cuando ya terminas tu jornada desconectas totalmente. Esta lista contendrá 6-8 tareas. En ellas no contamos las diarias habituales, pues debes saber combinarlas con criterio y repartir tu tiempo.
Es importante que cuando te centres y empieces una tarea no pares hasta que la termines. Tu meta es acabarla para poder borrarla de la lista. Y nunca hagas más de una tarea a la vez. Dejarías de ser totalmente productivo y en vez de una cosa bien harías dos regular o mal. Si durante una tarea te surge otra inesperada sólo deberás realizarla inmediatamente si es algo que te llevará muy muy poco tiempo (1-5 mins.). Así te la quitarás de encima de inmediato y evitarás tener que añadirla a la lista. Limitarás únicamente la interrupción de lo que estabas haciendo a estas “minitareas” que te llevarán poco tiempo. Minitareas del tipo reenviar un email, contestar un sms o una llamada, etc.
Cumpliendo pequeños objetivos alcanzaremos metas mayores. Nuestra gran meta es terminar las “tareas de hoy” y nuestros pequeños objetivos y que tenemos que llevar a cabo paso a paso y uno a uno són cada una de las tareas apuntadas en esa lista.
Algunos tienen la idea equivocada de que hacerse una lista de tareas les cohibe la improvisación y libertad, y piensan que están atados a ella. No, ni mucho menos. Tu eres dueño de tus actos y puedes elegir saltarte alguna tarea, cambiarla de horario o aplazarla a otro día. Será la acción que decides realizar sobre esa tarea en ese día. Usar listas de tareas te ayuda a disciplinarte, a ser más eficiente y llevar un mejor orden de tus haceres pendientes. Ya nunca quedarás mal por un olvido o despiste, ni te comerá el tiempo por una mala organización. Por lo que conseguirás vivir sin estrés.
Consejos para el uso de listas de tareas:
- Debes anotar inmediatamente las tareas según vayan surgiendo.
- Sólo debes interrumpir tus haceres con tareas inesperadas si te van a llevar un muy poco periodo de tiempo (1-5 mins.).
- Es importantísimo que el medio que elijas para anotar tus tareas lo lleves siempre contigo. Agenda, bloc, app en smartphone, etc.
- Es importante que tu medio donde escribas las tareas sea práctico y sencillo y que no incite a la pereza de anotar.
- Debes ser honesto contigo mismo y planificarte el número de tareas que creas que vas a poder llevar a cabo durante la jornada. Mejor quedarse corto que pasarse en el número para evitar el estrés o una mala ejecución en ellas.